こんにちは、オトナシです。
今日は、ちょっとだけ物申したい系の内容です。
アナタが参加している会議って・・・・本当に必要？
はじめに
今日はまたちょっと、個人的な意見の記事です。
テレビを見ていても現実（？）でもよく思うんですよね・・・。
会議って時間の無駄じゃない！？
って・・・。
最近久しぶりに会議があって、なんか時間を無駄にしたな～と思ったので、もし共感してくれる人がいたらいいなと思って書いています。
ぼくは、こう叫びたい
ほとんどの会議って無駄だよねーーーーーーー！って
同じように叫びたい人がいたら、一緒に叫びましょう。笑
会議って退屈
まずですよ、そもそもが会議って退屈なんですよ。
ぼくが退屈だと思う理由を5つ先に挙げておきます。
- 人が多すぎる
- 簡潔にまとまっていない
- みんなで話す内容を事前にまとめていない
- 会議に参加しただけで、やった気になっている
- 他のことができない
これが大きいぼくの中での会議に懐疑的な理由です。
ではちょっとだけ不満を書いていくので、見たくない方はコチラを押して飛ばしてください。（あるあるネタで少しだけ不満を書いていきますね～。）
例えば上司が長々と話していることを聞き続けなくてはいけなくて・・・。
「え？それ書面で良くない？」
とか内容の無いことをだらだら話されるともう・・・ストレスがマッハで溜まっていきます。
新米のペーペーが結局何かを意見しても、「でもでもだって」で通らないこともしばしば・・・。
「・・・・え？何のためにやってるの？」となってしまうのも仕方ないかなと思います。
それでまとまらず結局次の日にもう一度会議開催！！
「もう一回遊べるドン！！」状態になるんですよね～。
いやいや、それって人の時間奪ってる自覚ある？？
と、会議至上主義の人に言ってあげたい。
会議の不満点の要点CHECK！
というわけで、先ほどの不満点の要点をピックアップして合理的に何がいけないのかを考えていきましょう。
1.人が多すぎる
会社にお勤めの方はどうでしょう？
実際に自分が会議に参加していて
「うわー、人多いなぁ・・・。」
そう思ったことのある方いませんか？
会議って、基本的に30分以内で終えるのがBESTだと思っています。
それ以上の時間続けてしまうと、生産性が低くなるだけで、会議は延々と続くという負のスパイラルに陥りますね、確実に。
それなのに・・・・、とりあえず上役30人！！
みたいな・・・。
みんなが話すわけじゃないのに、その人数いらないよね？
となるわけです。
そもそも部長以上は全員参加とかの方法ではなくて、話す内容は本当にその人たちが参加する必要があるのか？
という点に絞らなければいけないですよね。
そうすれば勝手に人数は最小限になりますから。
2.簡潔にまとまっていない
これは次項の「3.話す内容を決めていない」とも通じるところがあるんですけど、議題がふんわりして抽象的であればあるほど、考えづらく焦点が曖昧な内容になってしまいがちです。
これは、例えば議題が「店舗の売上について」だとしましょう。
そうすると、参加者は考えるわけです。
店舗の売上とは言っても、どこをポイントにしているんだろう？
「わかんないからとりあえず思っていること全部言っちゃえー」となってしまいますよね。
なので、こういう時は
「○○店の売り上げが悪い要因について（1）～（3）の理由が考えられるが、その実態とそれらに対する改善策は？」
というように話す内容の焦点を明確にして、みんなの意見が同じ方向に向きつつ要点をまとめやすくすることが大切になりますよね。
3.話す内容を事前に決めていない
ここも大事です。
さっき「店舗の売り上げ」で例に挙げました。
けれどもこれを急に会議人参加したときに伝えられても考える時間が発生しますよね？
なので、事前に今回はそのことについて話し合います
という報告を事前にしておくことで、参加する側もこういう話し合いするんだけどみんなはどう思う？
と、会議に向けて情報収集を集め考えることができるようになります。
こうすれば、例えば本来会議でみんなが考える時間に使うはずだった「30分」というまとまりを「5分」「10分」「7分」・・・・、と自分の空いた時間を上手く使って、そのことだけに時間を費やす必要もなくなるんですよね。
4.会議に参加しただけでやった気になっている
これ！！
良くいますよね～。
とてもわかりやすくなるように「受験」で例えましょう。
ぼくがよりいい大学に受かるために、偏差値を15ほど上げようと「某有名塾」に行きました。
でも、とりあえず授業を聞いているだけで、自発的にはほとんど勉強しませんし、わからないところも特に先生に聞きに行くこともありません。
みなさんはそんな状態で受かると思いますか？
・・・・・そうなんです、ほぼ受かるわけがないですよね？
それと同じで、いくら有名な塾に行ったところで
「その場にいるだけでは、実際には何も変わっていないんです。」
もし・・・もしですよ？
あなたのまわりで
「うわー、うちの部署今日も会議で忙しいわー」とか言っている人がいたら
それはほとんどの場合で
「オッス、おらたち無能！！よろしくな！」という自己紹介をしているだけなんですよね～。
内容がない場所に2時間も3時間もいたところで生産性は上がってないですよ～。
むしろ自分の大切な時間が奪われていることに気付いてくださーい！
5.他のことができない
最後は他のことができない！
これはほんとに痛いです。
話を聞き続けなきゃいけないのは苦痛以外の何物でもないです。
本当にその話題が必要な人であれば、聞く意味はありますけど、ほとんどの場合はただいつもの惰性で集められただけの人たちですから・・・。
それなのに、自分のやらなきゃいけないことを投げ出して無駄に割けるほど自分の時間は余裕がないと思います。
塵も積もればなんとやらで、そういう無駄が重なりに重なっていくことで生産性が下がるだけで労働時間が長くなるんじゃないでしょうか？
こんな会議だったら早く終わる！？
否定ばっかりしてると、じゃあ代案は！？！？
みたいな流れになると思うので、「ぼくが考えた最強の会議」をまとめてみました。
- 超少数精鋭
- 時間は30分以内
- 事前に議題は明確に決める
- 本当にそれは人を集めてまでもやる意味があるのか考えた内容にする
- 書類で済むなら書類で連絡
- 持ち時間制
- パワポとかプロジェクターなどを使うツールは基本いらない
- 感情論ではなく論理的に（データに基づく）
この辺りが守られていれば、スピーディーに終わりますね。
分りづらそうな所だけ補足を。
1.超少数精鋭
これは、無駄に人を呼ぶのではなくて本当にその議題について関連のある人を呼ぶ。
ポケモンで例えると、バトルの話で集まっているのに、ポケモンコンテストに特化した人と会議をしても、今回はコンテストには全くかかわりのない話なので、わざわざその人から時間をもらう必要はないですよね。
現実でも同じで、当事者にならないと真剣な意見は出てこないので、本当に関係のある人だけを呼びましょう。
あとは話の流れがまとまっていると、他の人たちにも必要ならメール等で伝えれば十分ですし。
書類は書類で紙代もバカにならないので、文明の利器はどんどん使いましょう！笑
4・5.書類やメールで済むならわざわざ会議をしない
4.5はおおもとの理由はほとんど一緒です。
今や、メールなどのツールも発達しているので、ただの情報共有なら書類だって可能だし、メールで伝えておけばそれで十分ですよね。
それなのに、わざわざ人を集めてまで会議を行う意味はないです。
人を呼ぶということはその人の時間を預かっているということをしっかり意識しましょう。
6.持ち時間制
例えばポケモンでも将棋でも、真剣勝負には自分に与えられた時間の中で考えていく緊張感があります。
意見を発表する時間をしっかりと事前に決めておくことで、自分が最大限にパフォーマンスを発揮できるように考え抜きますよね？
こういうメリハリをつけることで、生産性も上がり、だらだらと話す人も必然的にいなくなるわけです。
これには立場も何も関係ないです。
上司だから持ち時間が多いとかそういう無駄な忖度は会議の質を落としかねません。
7.パワポ等のツールは基本的に必要ない
これは意見を発表する際などの話です。
もしデータ等を示す書類が必要ならば、それは会議が始まる前に配布して短い時間を割く必要はあります。
しかし、自分の意見の発表中にはそういったツールは必要ないんじゃないでしょうか？
ぼくにはパワポなどをガッチガチに固めたものは、ある種の逃げだと思っています。
あくまで会議とは、意見をぶつけ合って討論するのであって、視覚的に訴えるのは違うんじゃないかなと・・・。
それにそういうツールを使うとどうしても発表者本位や、発表者の思うように誘導しやすいんです。
聞いている側はそのペースに呑まれてしまうので、見て聞き続けなければならず自分のペースが失われてしまうのでは！？
とも思うので、本当に個の意見のぶつけ合いでの意義のある討論を目指すならばそういったまやかしのツールはなしにしましょう！
8.感情論ではなくデータを
これは言わなくてもわかる人はわかりますよね？
感情は人の主観が入ってしまうので、どうしても意見にブレやひいきなどがはいってしまいます。
一方で蓄積されたデータは確実に行動の裏付けになりますし、それが改ざんされたものでなければ嘘をつきません。
どちらが信用できるかと言ったら
・・・・・当然データですよね？
例えば、ポケモンのバトルツリーで
色んな人が1000連勝したパーティの技や努力値をリストアップしたものと、100連勝もできていない人からのおススメされたパーティ。
どちらに信用性があるかと言われたら、それはもちろん実績も出していて色々な人が蓄積して裏付けのあるデータのほうが信頼度は高いですよね。
なので、効率よく生産性を上げたいなら感情論ではなく、データに基づいて話し合いましょう。
要点CHECK
会議が退屈な理由
- 人が多すぎる
- 簡潔にまとまっていない
- みんなで話す内容を事前にまとめていない
- 会議に参加しただけで、やった気になっている
- 他のことができない
こんな会議が理想
- 超少数精鋭
- 時間は30分以内
- 事前に議題は明確に決める
- 本当にそれは人を集めてまでもやる意味があるのか考えた内容にする
- 書類で済むなら書類で連絡
- 持ち時間制
- パワポとかプロジェクターなどを使うツールは基本いらない
- 感情論ではなく論理的に（データに基づく）
人を集めて何かをする＝参加する人たちの時間を預かっている
という当たり前のことは忘れないようにしましょう。
おわりに
はい、だいぶ長くなりましたが、ぼが会議について無駄だと思っていることを書き出していけました。
みなさんが理想とする会議はどんなものでしょうか？
せっかく自分の時間を使うなら有意義に過ごしていきたいですよね。
もし、自分が議長となることがあるなら、人の時間を預かっているということは確実に理解しておきましょう！
そうすればみんながストレスなく過ごせますよ！！
ちなみに自分の時間の大切さについても書いているのでよかったらコチラもあわせてどうぞ！
